Het hybride kantoor: thuis en op kantoor optimaal werken
De manier waarop we werken is fundamenteel veranderd. Hybride werken—de combinatie van thuiswerken en werken op kantoor—is voor veel organisaties de nieuwe standaard. Dit vraagt om een herinrichting van zowel de thuiswerkplek als het kantoor. Hoe creëert u een omgeving die beide optimaal ondersteunt?
Waarom het kantoor verandert
Wanneer medewerkers thuis kunnen werken, verandert de functie van het kantoor. Het kantoor is niet langer primair een plek om te zitten werken, maar een plek voor:
- Samenwerking: Vergaderen, brainstormen, projectwerk
- Sociale interactie: Informele ontmoetingen, teambuilding, cultuuroverdracht
- Geconcentreerd werk: Voor wie thuis te veel afleiding heeft
- Klantcontact: Ontvangst van bezoekers en klanten
Deze verschuiving vraagt om andere ruimtes dan het traditionele kantoor met rijen bureaus.
De bouwstenen van het hybride kantoor
Open werkplekken
Open werkplekken blijven relevant, maar in een andere vorm. In plaats van vaste werkplekken werken medewerkers aan flexibele werkplekken die ze reserveren wanneer ze naar kantoor komen. Dit vraagt om:
- Voldoende werkplekken voor de gemiddelde bezetting (niet de maximale)
- Lockers voor persoonlijke spullen
- Clean desk policy
- Goed werkende reserveringssystemen
Concentratieruimtes
Voor geconcentreerd werk zijn afgesloten ruimtes nodig. Focus booths of stilteruimtes bieden een plek om ongestoord te werken. Deze ruimtes moeten:
- Akoestisch geïsoleerd zijn
- Goede verlichting en ventilatie hebben
- Comfortabel zijn voor langere periodes
- Eenvoudig te reserveren zijn
Samenwerkruimtes
Vergaderruimtes zijn er in verschillende maten en vormen:
- Kleine overlegruimtes (2-4 personen): Voor snelle afstemming
- Teamruimtes (6-10 personen): Voor projectvergaderingen
- Grote vergaderzalen: Voor presentaties en plenaire bijeenkomsten
- Hybride vergaderruimtes: Met goede audio/video voor deelnemers op afstand
Informele ontmoetingsplekken
Misschien wel de belangrijkste ruimtes in het hybride kantoor: plekken voor toevallige ontmoetingen. Een goede koffiehoek, een gezellige lounge, of een lunch ruimte waar mensen samenkomen. Deze informele momenten zijn cruciaal voor cultuur en innovatie.
De thuiswerkplek
Naast het kantoor verdient de thuiswerkplek aandacht. Een ergonomische thuiswerkplek verhoogt de productiviteit en voorkomt klachten. Basisvereisten zijn:
- Een goed bureau op de juiste hoogte
- Een ergonomische bureaustoel
- Voldoende verlichting, bij voorkeur daglicht
- Een extern beeldscherm, toetsenbord en muis
Steeds meer werkgevers faciliteren de thuiswerkplek met een budget of door meubilair beschikbaar te stellen.
Technologie als enabler
Flexibel werken staat of valt met goede technologie:
- Vergaderen op afstand: Goede camera's, microfoons en schermen in vergaderruimtes
- Werkplekreservering: Apps om werkplekken en ruimtes te boeken
- Digitale samenwerking: Tools voor online samenwerken aan documenten
- Connectiviteit: Snel en betrouwbaar wifi overal in het gebouw
De technologische infrastructuur moet naadloos werken om frustratie te voorkomen.
Activity based working in de praktijk
Activity based working (ABW) gaat uit van het principe dat medewerkers de werkplek kiezen die past bij hun activiteit op dat moment. Dit vraagt om:
- Variatie aan ruimtes: Van stilteplekken tot samenwerkruimtes
- Geen vaste werkplekken: Medewerkers zijn vrij om te kiezen
- Cultuurverandering: Leidinggevenden die op output sturen, niet op aanwezigheid
- Goede afspraken: Spelregels over bereikbaarheid en aanwezigheid
Tips voor een succesvolle transitie
1. Betrek medewerkers
Vraag medewerkers naar hun behoeften en voorkeuren. Wat missen ze aan het kantoor? Wanneer komen ze het liefst? Welke ruimtes hebben ze nodig?
2. Start met een pilot
Richt eerst een deel van het kantoor anders in en evalueer. Wat werkt, wat niet? Pas aan voordat u het hele kantoor transformeert.
3. Investeer in akoestiek
Geluid is de grootste bron van klachten in flexibele kantoren. Investeer in akoestische maatregelen: plafondpanelen, tapijt, scheidingswanden, en geluidsisolatie voor concentratieruimtes.
4. Communiceer verwachtingen
Maak duidelijk wat de spelregels zijn. Hoe vaak wordt verwacht dat mensen op kantoor zijn? Hoe werkt het reserveren? Wat zijn de omgangsvormen?
5. Blijf evalueren
De optimale inrichting vind je niet in één keer. Plan periodieke evaluaties en wees bereid aan te passen.
Conclusie
Het hybride kantoor vraagt om een fundamenteel andere benadering van kantoorinrichting. Niet langer rijen bureaus, maar een diverse verzameling ruimtes die verschillende activiteiten ondersteunen. JR-Interieur helpt organisaties bij deze transitie, van eerste analyse tot complete inrichting. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.
